社葬の「社外通知」の出し方　訃報通知状の項目と通知リスト管理とは

社葬対象者の逝去や社葬の開催を知らせる「社外通知」の出し方や注意点をご説明します。

数多くの関係者や参列者が集まる社葬において、開催連絡は速やか且つ正確に行わなければなりません。社葬を開催するまでの間、何に気を付けてどのような準備を進めておけば良いのでしょう。
膨大な量の参列者情報をしっかりと管理し、速やかに通知状を手配するには、開催以前からの情報整理が重要になります。
今回は社葬開催を知らせる「社外通知」の出し方について、どのような点に注意し何を準備すべきかをご紹介していきます。

社葬の社外通知とは

社外通知とは、社葬対象者が亡くなった旨と社葬開催の日時を、取引先や各種団体、ＯＢなど関係者に連絡するための通知です。社葬に参列いただく方に出す「案内状」のほか、新聞の「訃報広告」や「訃報記事」、ホームページでの告知などがあります。
案内状は情報が公になる前に関係者の元へ届くように手配します。

開示のタイミングと情報コントロール

社葬対象者が著名人や業界の要人であるような場合には、逝去のニュースは各方面に様々な影響を与えます。そのため逝去や密葬、社葬についての情報をオープンにするタイミングには気をつけなくてはなりません。
密葬と本葬を別々に行う「社葬」や「お別れの会」の場合には、密葬が終わってから後日社葬（お別れの会）を開催する旨を告知します。その後詳細が決まってから主要な取引先などへ案内状を出し、そのあとで広く新聞の訃報広告やホームページで公表します。
密葬でどの範囲までお声掛けするかについては、事前に遺族と企業でよく話し合っておきましょう。また事前に密葬開催の報が漏れないよう、情報のコントロールについても留意する必要があります。
密葬と本葬を同時に行う合同葬の場合にも、情報を公にする前に参列いただく方々への連絡が行き届くよう手配しておきます。

案内状の準備-送付先リスト

社葬の開催日時や場所などの詳細が決定したら、通知状の文面レイアウト、印字や宛名の筆耕、封入・切手の貼り付け作業、そして郵送という、実際の案内状手配を行う必要があります。
通知状の作成から発送までは公益社がすべてお手伝いできますが、送付先リストの準備だけは企業の方でしていただく必要があります。送付先の選定やご案内内容については、多くの事例をもとに公益社よりアドバイスさせていただきます。
これらの作業は短時間で手配しなければならないため、送付先のリストを普段から社内外の行事等でも利用できる状態にしておくと社葬準備がスムーズです。常に最新状態にメンテナンスしておくことが重要になります。
案内状は、グループ会社や自社と関係の深い取引先、各種団体や旧役員・社員などのほか、ご遺族の親戚関係や友人関係にも送付します。返信はがきを付けて出欠を確認するケースが一般的です。

社外通知の書式と新聞広告の種類

社葬開催日時や会場など詳細が決まり案内状を発送したら、新聞広告やホームページで正確な情報をリリースします。問い合わせ窓口を明記し、社内でしっかり対応できるよう体制を整えておきます。問い合わせ対応は秘書室や総務部が担うことが多いです。
リリース項目としては以下のような項目が挙げられます。

●故人の亡くなった日にち、時刻
●葬儀の形式　(密葬済みかどうか、社葬・お別れの会・合同葬の開催情報)
●日時　(日程と当日の受付時間、式典の時間、開催時間など)
●場所　(会場名、会場住所)
●香典・供物・供花の取扱　(合同葬では香典を受けることも多いが、社葬やお別れの会では香典を辞退することが一般的)
●差出人　(企業名、葬儀委員長名義、もしくはその時点での最高役職名義)
●喪主名　(遺族代表者名)

なお新聞の場合、有料広告欄と無料掲載記事があります。
有料広告欄では、掲載日や内容、新聞社やエリアを自由に選ぶことができます。訃報記事の場合、掲載料はかかりませんが「掲載するかどうか」「上記項目の中からどの情報を載せるか」の判断は新聞社に一任されます。確実に告知したい場合は、有料広告欄を利用するようにしましょう。

社外通知の準備では、媒体の選定や送付先の整理など、膨大な作業量が伴います。
加えて情報が漏れないよう管理し、公表のタイミングを間違えないようにすることも大変重要です。
公益社では、社外通知の手配もお手伝いしております。
もしもの時にも速やかに準備ができるよう、様々なアドバイスをさせていただきます。社外通知の出し方に疑問や不安がありましたらどうぞご相談ください。

社葬の資料作成や会場準備まで幅広くサポートいたします。