【企業の社葬対策】総務・秘書のためのリスクマネジメント

総務部や秘書部、社葬担当者が携わる社葬対策について、社葬を開催する意義や企業のリスクマネジメントという観点から、社葬関連業務のポイントを解説します。

社葬の意義と企業のリスク管理

社長、創業者や会長、役員・幹部など、企業の経営者が社葬対象者となることが一般的です。
亡くなった社葬対象者が有能で評価の高い経営者であった場合には、生前多くの取引先に恵まれていたとしてもその後の体制が整っていないと捉えられればその後顧客が離れていってしまうケースもあります。
取引先や業界関係者を招いて社葬を開催することは、旧経営者が亡き後も企業活動を先導する体制が整っていること、参列企業との交際を次なる経営陣が継続していくことを示す、重要な企業活動なのです。

社葬の準備を整える：社葬規程や参列者名簿の整備

今まで社葬について何も準備したことがないという企業様は、まず始めに社葬の主管部署を決めておきましょう。
総務部や秘書部が中心となることが一般的です。そして「社葬規程」の有無を確認します。もし規定がなければ、自社で取り扱う社葬の総則となる「社葬規程」を策定します。
自社にとっての社葬の位置づけは元より、社葬対象者の範囲、予算基準、実行委員会の設置など、社葬を開催するための長期的に一貫したルールを設定しておきましょう。
あらかじめ社葬開催の指針を設けておくことで、いざという時の意思決定や対応をスピーディーに行うことができます。
また、密葬・社葬のどちらにどのような方を招くのかを明記した、社外通知の連絡網を整備しておきましょう。それぞれの企業名や氏名、連絡先などを一覧化しておくことで、慌ただしい準備期間に迅速な対応を取ることができます。これは一度作ったら終わりではなく、定期的なメンテナンスが必要です。規模の大きな企業であれば、各部署にまたがっての対応が必要となります。恒例行事や各種社外通知に利用している名簿を利用する場合もあります。

企業の“Xデー”に備える：訃報を受けるための関係構築

お別れの会における献花までの基本的な流れ

社葬担当者は、社葬対象者やそのご家族と日頃から定期的にコミュニケーションを取り状況を把握しておくことが大切です。また何かあった時には連絡をもらえるような関係を構築しておきましょう。
社葬対象者が現役の場合には、万が一遺族からの連絡がなくとも早い段階で逝去について把握できることが多いですが、現役でない場合には、遺族からの連絡がないまま葬儀が終了しているということもあり得ます。
社葬規程を定めても、訃報を把握できなければ対象の方を社葬でお送りすることができなくなってしまいます。
密葬後でも、タイミングによっては逝去を知った時点から社葬の開催を検討することもできますが、社葬対象者の家族が社葬対象者の会社での立場についてあまり認識が無かったり、会社に対してよい印象を持っていなかったりすると社葬開催についての同意が得られない恐れもあります。密葬からしっかりとお手伝いできることが理想ですが、それがかなわなかった場合には私たち葬儀社をうまくご利用ください。ご遺族と企業担当者との間に入り、ご家族の想いを大切にしながら企業の立場もふまえ社葬を実施できるようお手伝いさせていただきます。

企業の“Xデー”に備える：訃報受電から社葬開催までの対応

訃報を受けた“Xデー”から、社葬開催についてとりまとめ、各種情報をコントロールし初動対応を取ることも社葬担当者の業務にあたります。
訃報を受けたXデーの対応としては、社内の社葬対応部署(総務部や秘書室、人事部、葬儀実行委員会の各係担当者など)と協力葬儀社への連絡、ご帰邸のお手伝いや枕花の手配など遺族対応、各種情報統制などが挙げられます。
経営者が亡くなった際始めに取るべき行動は、社内外への通達の統制と新経営体制の構築です。経営者が亡くなったことをどのタイミングでどのように周知するかは企業に影響するとともにご家族の意向もありますので、不用意にマスコミなどから漏れないよう、コントロールすることが重要です。またこの密葬について案内する先についても漏れのないよう、関係者と情報を共有しておきましょう。
一般へのリリースは、密葬終了後に後日社葬を行う旨とその窓口について記載する方法が多くみられます。受付窓口を統一し、社内の通常業務の妨げにならないよう配慮が必要です。社葬開催について決定後、案内状を送り訃報広告を手配します。

今回ご紹介した通り、社葬担当部署となる秘書部や総務部は、実際に社葬を行うことになってからの準備だけではなく、それ以前から多岐にわたる業務に携わります。自社の企業活動を滞りなく推進していくために、計画的なリスクマネジメントを進めていきましょう。企業様それぞれに合った準備方法について、公益社がサポートいたします。