社葬参列者の人数把握と急な来賓への対応

社葬参列者の人数を把握する方法と、社葬当日の来賓対応についてご紹介します。

「社葬案内状」を出す人数を把握する

社葬では「案内状」を送付した方と一般の方の参列があります。
案内状は、自社と関係の深い企業の方やOB、親しいご友人などに対して送り、社葬当日は来賓としてお招きします。
社葬案内状の送り先は数百人単位になることも多いため、宛名や企業名、役職などを記録した「送付リスト」を作成しておくと良いでしょう。
このリストは一般的な企業イベント等の連絡先として利用しているものを活用できます。記録情報が常に最新の状態を維持できるよう、日常的に更新しておいてください。

来賓の参列者数は、案内状に同封する返信はがきによって、ある程度の人数を把握することができます。特に重要な来賓から返信が無かった場合、電話等で確認を取っておくことをお勧めします。

一般参列者向けの社外通知と人数把握

案内状の手配と並行して、広告等の「一般参列者向けの社外通知」も用意しておきましょう。手段としては、新聞広告やホームページなどが一般的です。
このような社外通知は、不特定多数の方が見ることになるため、一般参列者の人数把握は容易なことではありません。そのため一般参列者の人数については、前回の社葬では何名程度だったか、同規模の他社ではどうだったかなどの経験則に基づく部分も多いです。
自社の社葬開催経験が少なかったり、開催してから年数がたっていたりして想定が困難な場合でも、公益社が多くの経験をもとにサポートいたしますのでどうぞご相談ください。

新聞広告には有料広告と無料のものがあり、無料の場合は「訃報記事」といって、「社葬広告を掲載するか、しないか」の判断については媒体側にゆだねる形になります。しっかりと告知するためには、有料広告である「訃報広告」を手配することをお勧めします。

社葬当日の参列者対応

社葬当日は、出欠確認の返信が無かった方がいらしたり、案内状を送付していない方が参列することもあります。
社葬は企業間交流の一環であることから重役が参列することも多く、当日になって急遽参列されたり、反対に代理人がお見えになるようなケースが見られます。

このような場合を想定して、想定参列者数や会場の広さ、葬儀のスケジュール等には余裕を持っておくと良いでしょう。式典がある場合には、空席でも不自然ではない範囲で座席数を多く見積もっておくことで、緊急の来賓や一般参列者にも対応することもあります。
また当日は、取引先や自社OB等の重要な関係者にも対応できるよう、受付付近に参列者の顔を識別できる方を配置しておきましょう。遅れてきた参列者の導線や座席もきちんと確保しておきます。

どれだけ周到に準備を進めていても、参列者の都合により人数やスケジュールが変動する可能性はあります。当日の参列者が多かったり、緊急の来賓があったりした時は、現場の対応が鍵になります。あらゆる状況を想定して準備を進めましょう。
公益社では、年間200件を超える社葬をお手伝いしています。多くの社葬を経験し、あらゆる状況で的確に対応するノウハウを持っています。社葬についてご検討中の担当者様は、経験豊富な公益社にお任せください。