案内状はどの範囲まで送ればいいの？

お別れの会の案内は企業としてお付き合いのある先全てにご案内すべきでしょうか。案内状の送り先の範囲の決め方についてお伝えします。

企業のお付き合い先には様々な形態があります。過去には取引があったが現在はない、取引は有るが、額は少ない、長い付き合いがあるが近年取引が減ってきている等、主要な取引先以外にも案内状を送るべきなのか、悩まれる企業もあるようです。

「案内状を送らない」のは気遣いか

ご案内状が届くと、戴いた側からすれば参会しなければならないと捉えられ負担になってしまうのではないか…そのような気遣いから、主要な取引先ではない先への案内は送らないほうが良いのではないか、というご相談を受けることがあります。
その場合、一定以上の取引額がある企業に限定して案内する、何年以内に取引がある先だけにする、といった方法が考えられます。しかしながら、金額や取引回数が少なくとも先方からすれば貴社が大事な取引先である場合もあります。あるいは、今後関係性を強化したいと考えている企業もあるかもしれません。そのような場合、周りには案内状が届いているが自社には届かないという状況があると、先方が対応に苦慮しかねません。
そのため「参会する/参会しない」の判断は先様に委ねることを基本として、広い範囲にご案内することをお勧めします。

どなた宛に案内状を送るのがよいのか

お別れの会の案内状は、基本的には、1社1名「代表者宛」代表取締役社長で問題ありません。ただ、特に相手が「お得意先様」の場合は、●●会長/●●社長/●●部長とそれぞれお付き合いの深い方宛に個別にお送りするケースがあります。
代表者が多忙で都合がつかない場合に、代理人に誰をに立てるか調整に悩まれるケースがあります。この時、はじめから複数名に案内状をお送りすると参会の調整をつけやすくなります。また社長だけに送った場合に、会長（先代）がご気分を害されるなどのケースもありますので、これらはお付合いを考慮しての判断が必要となります。
このように複数名の方に案内状をお送りするケースにおいては、送り先の宛名については各部署と連携を図りリストを作成することが重要となります。

忘れてはいけない重要な案内先

取引先の企業以外にも、案内すべき先として重要な方々がいらっしゃいます。
まず一つはＯＢです。今の会社が有るのも、故人様と一緒にＯＢが汗を流して礎を築いてくれたからこそです。元社長や元役員などは想定されているかもしれませんが、それ以外のＯＢにもご案内をお送りすると丁寧です。OB会等がなく住所が不明な場合もありますが、通知状のほかFAXやメールなどの連絡手段も活用します。
もう一つ重要なのが、ご親族を含む故人のプラベートのお付合いの方々です。特に後々お別れの会があるから…と密葬を限られた近親者だけで済まされた場合には、お別れができていない友人や関係者がいらっしゃる可能性があります。ほかにご案内しなければならない方がいらっしゃるかどうかをご遺族へ確認することが大切です。

お別れの会の案内状を送る範囲についてご説明しました。基本的にはこちらから制限せずに、広くご案内を送り参会については先方にご判断いただく形が望ましいでしょう。実際には企業により関係の広さ・深さはそれぞれであるため、一様に適用できるルールはありません。
公益社では今までお手伝いさせていただいたお別れの会の経験から、貴社の状況に合わせご案内させていただきます。過去の事例などを参考に個別にアドバイスさせていただきますので、どうぞ公益社にご相談ください。