お別れの会実行委員の役割とは？

「お別れの会実行委員会」の役割や、編成のタイミング、人数やメンバー選定のポイントについてご説明します。

お別れの会を開催する際、お別れの会当日の司令塔となる「お別れの会実行委員会」を編成します。運営本部が中心となって企画・準備を進め、当日は実行委員の各係がそれぞれのポジションで役割を果たします。

お別れの会実行委員会とは

お別れの会実行委員会は、全体を統括する本部事務局と、それぞれの役割を果たす各係で構成されます。担当役員や総務部の責任者などが「お別れの会実行委員長」となり、準備段階から中心となって動いている総務部や秘書部・人事部を運営本部として、その下に様々な係を置くことが一般的です。
係の種類は、お別れの会の規模や形式・会場などにより異なりますので、お別れの会の概要が決まってから編成します。ただし開催間近に各方面に依頼しても都合がつかない可能性がありますので、お別れの会の開催が決まった段階で、各部署へどのような手伝いを依頼する予定であるかのガイドラインを示しコンセンサスを得ておきましょう。お別れの会は、各部署が連携し社員が一丸となって取り組むべき重要な儀礼行事です。関係者全員でその重要性を認識し、協力体制を築いておくことが大切です。

なお通常「お別れの会実行委員長」とは別に、そのお別れの会の対外的な代表者である「お別れの会委員長」を置きます。故人が相談役・会長・役員などの場合は社長が、故人が社長の場合には、会長や次期社長が務めるのが一般的です。

実行委員の編成-係の種類と人選のポイント

必要な係はお別れの会の規模や形式により異なりますが、概ね共通して必要になる係についてご紹介します。

■お別れの会実行委員の編成-係の種類

お別れの会当日は、参会者への受付対応を迅速に行い、速やかに所定の場所へご案内することが重要です。参会者は名刺や通知状で受付けをしますが、受付場所の前に来賓をよく知るメンバーを来賓識別係として配しておくことで、よりスムーズにご案内することができます。係の人選は、部署や序列といった枠組みにとらわれず、適性を見極めて配置することがポイントです。
混雑を防ぐために受付での挨拶は「ご参会いただきありがとうございます」という程度にとどめ、会話は簡潔にしましょう。トイレ・クローク・喫煙所・更衣室等については実行委員全員がその場所を把握し、問合せに答えられるようにしておくとよいでしょう。対応の判断に迷う場合はリーダーに確認することを徹底し、責任者の判断のもと迅速・的確に対応するようにしましょう。
お別れの会実行委員の人数は、予想される参列者数の1割程度の人数を用意するのが一般的です。予想される参列者数やそれぞれの係の人数配分はお別れの会ごとに異なります。貴社の状況に合わせアドバイスさせていただきますので、どうぞ公益社にご相談ください。

実行委員への公益社のサポート

お別れの会の実行委員の各係に選定されるメンバーは、通常業務にはない対応を求められることになります。公益社では、それぞれの役割を明確にしたマニュアルを作成の上、事前準備から中心となって動いている総務・秘書などの本部の方たちだけではなく、貴社にて各係の方への説明会を行います。会社を挙げての追悼行事である「お別れの会の意義や重要性をお伝えするとともに、当日の対応に関する疑問や不安を事前に払拭します。概ねお別れの会の2週間前には係を決定しますので、お別れの会の1週間前には説明会を実施します。具体的な係の役割だけではなく、服装や言葉遣い、心構えなどの細かな点についてもご説明させていただきます。
また当日は、指揮系統を明確にし、万が一トラブルやイレギュラーな事象が起きた際にも迅速・的確に対応できる体制を整えます。

公益社では、このように各係へのサポートも事前に細やかに行いますので、実行委員の皆様には、万全の態勢で当日をお迎えいただくことができます。どうぞ安心してお任せください。