【お別れの会開催で失敗しないための対策】お別れの会で起こりうるミスとは？

お別れの会を開催する上で起こりがちなミスをご紹介します。失敗しないための対策を確認しておきましょう。

事前の準備不足で起こるお別れの会の失敗

遺族の信頼を得られない・葬儀前の連携不足

遺族感情の共感を得られず、お別れの会の準備に対する協力を得られなかったり、十分な連携が図れないケースが見られます。
企業にとってお別れの会とは、亡くなった故人に代わる新たな後継者を業界関係者に知らしめる大切な“広報”の場でもあります。これは遺族にとって一見聞こえの良いものではないかもしれませんが、「故人が築いてきた企業をさらに発展させるため」という事実は変わりません。
お別れの会の対象者の遺族から十分な理解と協力が得られるよう、生前から遺族としっかりとコミュニケーションをはかり、お別れの会に対する意思を確認しておく必要があります。

企業関係者の氏名や社名の読み違い・記載間違い

お別れの会の参会者に対する不手際として多い失敗が、弔電の読み上げなどの際にその方の氏名や会社名を読み間違えてしまうことです。
膨大な量の社外通知を手配し、それに対する出欠連絡や弔電が届きますが、読み仮名などが記載されていないものもあります。当日読み上げるものについては必ず読み方を確認するようにしましょう。また供花の申込受付については通常葬儀社が一括して行いますが、グループ会社や得意先などについては札の記載に間違いがないか確認しておきましょう。
お別れの会の当日も芳名帳や参列者の名刺、供花の有無などを必ず記録しておきましょう。こうすることで御礼状の送付や遺族の香典返しのサポートなどの事後対応が滞りなく進みます。

お別れの会の費用が予算オーバー・遺族と負担額について揉める

お別れの会の対象者にもよりますが、遺族が寺院関係費などを負担する以外、お別れの会にかかる費用のほとんどは法人が賄います。お別れの会の費用について事前の話し合いなどで情報が共有されていないと、費用負担について遺族と揉め事が起きてしまうことがありますので、しっかりとコミュニケーションを取りお互いの認識をすりあわせておきましょう。
また遺族と協力関係が得られていたとしても、お別れの会の税務対策を怠ると不必要な課税を受けてしまうこともあります。
企業にとってお別れの会は、社葬費用を経費として計上できるという、税務上のメリットを持ちます。お別れの会の費用は税法上のルールに則り適切に処理しましょう。

参会者数の読み違い―開催時間をオーバーする・料理の不足

お別れの会の担当者の想定を超える参会者があった場合、会場で多くの方を長時間待たせた上に開催時間が大幅に押してしまったり、会食のあるお別れの会などでは料理が足りなくなるなどの事態に陥る可能性があります。
これらの事態は当日に時間・人員に余裕をもっておくことで対応できる場合もありますが、いかに立派な祭壇をつくり故人を偲ぶ様々な演出や試みを行っていたとしても、参会者に多く負荷をかけてしまってはお別れの会としては失敗です。
とり返しのつかないことにならないよう、事前にしっかりと参会者数を把握しておくことが大切になります。
参会者数を正確に想定するのは難しいことですが、関係者リストを日頃より整えておき、企業の儀礼行事における参会者を参考にするなどの方法があります。また、数多くのお別れの会を手掛けてきた経験豊富な公益社はその点をしっかりサポートいたしますのでご相談ください。

お別れの会の失敗を防ぐためには

以上のように、お別れの会にありがちなミスを防ぐためには、事前準備が重要であることが分かります。明確な社葬規程を設け、参会者情報を事細かに収集しておくことで、小さなミスを防ぐことができるのです。
そして周到な準備でも手が回らない部分を補うために、公益社が持つ長年の経験があります。公益社では、企業のお別れの会の事前準備から事後対応までを一貫してサポートしています。
企業内外に自社の新たな立場を示すためにも、滞りのないお別れの会を運営しましょう。