お別れの会の会場には何時に行けば良いのか？

一口に「お別れの会」といっても様々です。それぞれのスタイルごとに、適した参会時間をご説明いたします。

お別れの会の案内状には「ご都合の良い時間にお越しください」「○時より式典を執り行います」などの記載がありますが、実際には何時に行けばよいのか迷ったことはありませんか。案内文の意味をきちんと理解することで、当惑することなく参会することができます。

式典があるお別れの会の参会時間

企業発展に貢献した会長の功績を讃え顕彰するため、親交があった方からお別れの言葉（弔辞）を頂戴するようなケースや、「会長（故人）がお世話になった皆様にぜひ主催者代表から一言お礼の言葉を直接申し上げたい」などの意向で「式典」を行うお別れの会があります。会場には椅子が想定参会者の数だけ用意されており、受付後に着席。開会時刻に全員で「黙祷」し、式典がスタートします。
このような式典のあるお別れの会の案内状には、式典の時間と「右記のご案内の時間に平服でお越しください」といった案内が書いてあります。開会15分前には受付を済ませておくと、主催者側はスムーズに進行できます。ただし参会者数の多いお別れの会では、受付を終えるまでに時間がかかることがありますので、余裕をもって到着しておきましょう。

式典がないお別れの会の参会時間

生前お世話になった皆様にお越しいただきたいが、「それぞれのご都合の良い時間」に来てほしいという場合には、式典を行わず、規定時間内の自由な時間に献花を行うスタイルのお別れの会が多いです。献花の時間帯はお昼を挟んだ時間帯に設定されることも多く、ビジネスの合間のお昼休憩の時間帯に無理なく来ていただけるようにこのスタイルを採用する企業もあります。規定時間内のご都合のよい時間に参会し、祭壇前で献花後、会食をしながら故人を偲ぶ流れです。
この場合の案内状には「午前11時30分から午後1時までのご都合に良い時間に来てください」といった文言になっているはずです。記載の通り11時30分に行っても結構ですし、12時30分に行っても大丈夫ということになります。
ただし、いくつか注意点がございます。

式典がないお別れの会の参会時間のポイント

式典のないスタイルでは、案内の時間内であれば参会はいつでもよいということをご説明いたしましたが、その中でも気を付けるべきポイントをご説明します。
式典がないお別れの会では、主催者側の代表であるお別れの会委員長や喪主の方が、参会者の皆様に直接謝意を表明するために会場内で「立礼」を行っています。しかしながら開催時間は多くの場合1時間半から2時間近くに及びますので、途中で他の方に代わられることがあります。開会から30分～45分程度で交代されるケースも多いため、社長や喪主様にご挨拶したいとお考えの場合は、開会時間よりも少し前に会場に到着されることをおすすめいたします。
終了時間にも注意が必要です。業務都合などでご案内時間の終盤にしか行けない場合があるかもしれませんが、できれば遅くとも終了後案内時刻の10分前には受付を終え、献花、ご挨拶を済ませて終了時刻には会場を出るようにしましょう。ホテルの宴会場は、お別れの会の後にもスケジュールが入っているケースが多いため、通常延長することはありません。記載されている終了時間は受付の終了時間ではなく、関係会場がすべてクローズする時間となります。

案内状のほかに付箋が入っているケース

最後に、式典のないお別れの会の通知で、案内状のほかに付箋が入っているケースについてご紹介します。
例えば、案内状には「午前11時30分～午後1時のご都合の良い時間にお越しください」と記載されており、それとは別に「お忙しいとは存じますが11時10分までにご来臨ください」と書いた付箋が入っているケースがあります。これは主催者側のVIPに対する『混雑しないうちにお越しいただき、ゆっくりとお別れしていただきたい』という特別な計らいです。このようなご案内をいただいた場合には、ぜひその指定された時間に会場へ行くようにしましょう。もしも都合が悪く、指定された時間に行くことができない場合には、その旨をすみやかに主催者側に連絡を入れるようにしましょう。

お別れの会の参会に相応しい時間についてご説明してまいりました。お別れの会のスタイルや案内状の内容によってそれぞれ異なりますので、事前によく確認するようにしましょう。受け取ったご案内状の内容や時間について、少しでも不明な点がある場合には、できるだけ早い段階で主催者側の窓口に問合せることをおすすめします。
公益社にご相談いただければ、ケースごとに的確にアドバイスさせていただきます。ぜひお気軽にご相談ください。